Cómo crear tipos personalizados en el Diario de Outlook

Algún día hablaré del Diario de Outlook. Es una herramienta poco conocida, aislada, escondida, pero que para la gente a la que le importa el control del tiempo, porque quieran saber cuánto le dedican a cada tarea, porque necesiten una autoría acerca de lo que se ha empleado en realizar un proyecto, o porque simplemente quieren conocer cuánto tiempo malgastan (con perdón), le puede venir muy bien.

Digamos básicamente que el Diario es una maravillosa (en serio) herramienta con la que se puede registrar los eventos temporales que realices. Por ejemplo, puedes utilizar el Diario para llevar un historial de las llamadas que haces, las reuniones a las que asistes, los correos electrónicos que envías y hasta los documentos de Office que editas.

Por defecto, Microsoft Outlook viene con un set de tipos para nuestras entradas en el diario: Asistencia a la reunión, Tarea, Llamada de teléfono… es muy probable que estos tipos te sirvan. Sin embargo, en ocasiones pueden no ser tan precisas como podrían ser. ¿Qué tipo le pondrías a una Comida con un cliente? ¿A la Asistencia a un congreso? ¿Reunión? ¿Tarea? Tiene que haber alguna manera de modificar los tipos para hacerlos más precisos.

Pero por más que navegues por los menús, no existe ningún botón maestro para cambiar los tipos o agregar otros nuevos. ¿Cómo se puede hacer? Bueno, existe una manera. Un poco sucia, porque implica modificar el Registro de Windows, pero es la forma definitiva de agregar tipos personalizados.

Añadir los tipos personalizados en el Registro

Como hemos dicho hay que ir al Registro de Windows. Si usas Windows XP, ve a Inicio | Ejecutar, escribe regedit y pulsa Aceptar. Si usas Windows Vista o Windows 7, pulsa en Inicio y en el cuadro de búsqueda escribe regedit. Pulsa Enter.

Aviso importante
El registro de Windows es potente. Te deja jugar con los entresijos de tu ordenador. Sin embargo, el registro es complicado. La mayoría de páginas web y tutoriales muestran avisos gigantes del tipo “ten cuidado con el registro”. Lo suelen hacer para que si tocas lo que no debes tocar y estropeas tu ordenador no les eches la culpa. Yo no te voy a decir que tengas cuidado, siempre y cuando tengas cuidado en lo que haces. No toques entradas que desconozcas. No borres carpetas que no sepas qué función tienen. Limítate a seguir el procedimiento descrito y haz regularmente copias de seguridad de tu registro.

En el árbol de la izquierda, debes acceder a:

Equipo/HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Shared Tools/Outlook/Journaling

Una vez llegada a esta carpeta, ve a Edición | Nuevo | Clave. Esto creará una nueva subcarpeta dentro de Journaling. Escribe un nombre significativo, como “Comida” o “Asistencia”. Luego abre la carpeta. Ahora ve a Edición | Nuevo | Valor de cadena. Llama al valor Description (recuerda escribirlo en inglés). Haz doble clic en esta entrada y en la ventana Editar cadena escribe el nombre con el que quieres ver el tipo de entrada en la ventana de Microsoft Outlook, por ejemplo “Comida con el cliente” o “Asistencia a clases”.

Ahora cierra el Registro y si tenías abierto Outlook, reinícialo. A partir de ahora, cuando crees una nueva entrada, podrás añadir el tipo personalizado que has especificado. Por defecto se crea sin icono. Estoy investigando cómo añadirle un icono personalizado. Para entonces, avisaré a los lectores.